Czym jest i co musi zawierać etykieta logistyczna?

Branża logistyczna to sektor, który – choć wciąż prężnie się rozwija – wymaga konsekwencji w pewnych działaniach. Dotyczy to przede wszystkim kwestii oznaczania przesyłek w celach identyfikacyjnych, zgodnie z przyjętymi normami organizacji GS1. Kod ten dotyczy ogólnokrajowych standardów w zakresie klasyfikowania dostaw, ich rejestracji, a także wymiany informacji. Nikogo nie dziwi zatem fakt konieczności generowania stosownych etykiet logistycznych. Stały się one nieodłącznym elementem każdego sprawnie funkcjonującego łańcucha dostaw. Dzięki nim możliwa staje się dokładna identyfikacja produktów, jak również do głosu dochodzi monitorowanie przesyłek oraz minimalizowanie błędów w procesach magazynowych czy transportowych. Etykiety te to nie tylko naklejki, ale także nośniki danych wspierających logistykę na każdym etapie – od produkcji po dostarczenie towaru do klienta końcowego. Co powinny zawierać? Czy są standardy, według których należy je produkować? W tym wpisie odpowiadamy na wszystkie te pytania!

Etykieta logistyczna – co zawiera?

Wiele osób z pewnością przynajmniej raz widziało naklejkę identyfikacyjną na swojej paczce, nie wiedząc, że jest to właśnie etykieta logistyczna. Co to za element? Określana również jako transportowa lub magazynowa, stanowi dokument zawierający informacje umożliwiające sprawne zarządzanie towarem w procesie logistycznym. Jeśli chodzi o strukturę etykiet GS1 (czyli o to, co zawiera tego typu oznaczenie), prezentuje się ona następująco:

• IZ (02) – oznacza numer towaru GTIN jednostki handlowej na palecie, czyli opakowania zbiorczego,
• IZ (37) – określa liczbę towarów,
• IZ (15) – klasyfikuje datę z użyciem parametru „Najlepsze do”,
• IZ (10) – oznaczenie partii bądź serii produkcyjnej wyrobu,
• IZ (00) – Seryjny Numer Jednostki Logistycznej.

Aby można było mówić o zgodności etykiety z przyjętymi zasadami oraz standardami, koniecznie musi ona posiadać:

• numer seryjny SSCC (Serial Shipping Container Code): 18-znakowy numer, który identyfikuje jednostkę logistyczną na całym świecie​​. Wspomnianą jednostką może być nośnik użyty w zależności od rozmiaru/ilości dostarczanego elementu: kontener, mała paczka, paleta bądź skrzynia;

• numer GTIN: globalny numer identyfikacji towarów. Oznaczenie to pomaga zidentyfikować produkty, a także jednostki handlowe​ odpowiedzialne za ich dystrybucję; na jego podstawie możliwe stają się fakturowanie oraz wycenianie, jak też szereg innych działań handlowych związanych bezpośrednio z łańcuchem dostaw;

• datę ważności i serię produkcyjną produktu: są to informacje, które pomagają w zarządzaniu datami ważności​, zwłaszcza jeśli przesyłka dotyczy wyrobów spożywczych, kosmetycznych bądź innych o ściśle określonych zasadach co do terminu użytkowania;

• kod kreskowy lub QR: oznaczenia służące do automatycznej identyfikacji i śledzenia produktów​. Są pomocne zwłaszcza w przypadku maszynowej kontroli stanów magazynowych – dzięki urządzeniom odczytującym oznaczenia kreskowe bądź nowoczesne kody QR można w szybki sposób zidentyfikować przesyłkę, wyświetlając dotyczące jej dane;

• informacje kontaktowe: w tym podstawowe dane dotyczące nadawcy i odbiorcy, które ułatwiają komunikację w przypadku problemów logistycznych​, np. braku możliwości dostarczenia przedmiotu pod wskazany adres/w miejsce docelowe. Umożliwiają zidentyfikowanie kraju, z którego przesyłka została nadana, a także wstępnie pomagają ustalić zawartość (np. na podstawie nazwy przedsiębiorstwa).

Funkcje etykiety logistycznej

Nie ma co ukrywać, że nadrzędną, a przy tym najważniejszą funkcją etykiety logistycznej jest oczywiście identyfikacja towaru. Oznaczenie to pozwala na szybkie i precyzyjne przyporządkowanie paczek do odpowiednich zamówień, a także umożliwia wyznaczenie tras dostawy. Ponadto etykieta spełnia funkcję informacyjną – zawiera istotne dane dla firm kurierskich i logistycznych, takie jak szczegóły dotyczące pakowania oraz wymagania transportowe. Dzięki kodom kreskowym, a także za sprawą numeracji seryjnych etykiety logistyczne umożliwiają automatyzację procesów magazynowych, znacząco przyspieszając działania w przedsiębiorstwie, a jednocześnie zmniejszając liczbę pomyłek, do których często dochodzi w trakcie ręcznego sortowania paczek (niedopatrzenia, pomylenia przesyłek, błędna klasyfikacja lokalizacji). Etykieta logistyczna odgrywa również rolę zabezpieczającą – właściwe oznakowanie może ostrzegać przed nieodpowiednim traktowaniem paczki. W jaki sposób? Pomocne okazuje się tutaj umieszczenie informacji „ostrożnie” lub „nie przewracać” w widocznym miejscu.

Zastosowanie etykiety logistycznej w różnych branżach

Etykiety logistyczne znajdują zastosowanie w niemal każdej branży, w której zachodzi potrzeba efektywnego zarządzania transportem oraz magazynowaniem towarów. I tak np. w branży e-commerce umożliwiają szybkie przyporządkowanie zamówień do odpowiednich odbiorców, usprawniając tym samym procesy pakowania oraz przygotowywania towarów do ostatecznej wysyłki. Jednak tego rodzaju oznaczenia znajdują zastosowanie nie tylko w sklepach internetowych. Gdzie jeszcze się sprawdzają?

• Branża spożywcza – w sektorze zarządzania produktami spożywczymi etykiety logistyczne pozwalają na identyfikację oraz śledzenie wyrobów. Ma to szczególne znaczenie ze względu na wymagania dotyczące bezpieczeństwa żywności – sposobu ich transportu czy też magazynowania.

• Branża farmaceutyczna: tak jak w przypadku produktów spożywczych, również i w farmacji etykiety logistyczne pomagają monitorować daty przydatności, a tym samym zapewnić odpowiednią jakość produktów – czyli bez ryzyka ich zepsucia​. Tutaj do głosu dochodzi nadrzędna kwestia, jaką jest ochrona zdrowia i życia ludzkiego, wynikająca pośrednio z właściwego odczytania etykiety wysyłkowej na dostarczanych zasobach aptecznych bądź kosmetycznych.

• Inne branże: etykiety logistyczne sprawdzają się także w branży motoryzacyjnej i elektronicznej, gdzie często transportowane są delikatne, drogie komponenty. Wówczas istotne staje się odpowiednie zarządzanie towarem, co jest w stanie zapewnić ochronę części bądź komponentów podczas dostawy.

Jak widać, etykiety logistyczne to nieodzowny element systemów zarządzania łańcuchem dostaw. Od identyfikacji i zabezpieczenia towarów po przyspieszenie procesów magazynowych – pełnią szereg istotnych funkcji wspierających efektywność, a jednocześnie wpływających na bezpieczeństwo transportu. Dzięki nim przedsiębiorstwa mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami, minimalizować ryzyko błędów oraz zwiększać satysfakcję klientów. Inwestycja w odpowiednio zaprojektowane etykiety logistyczne przynosi korzyści na wielu poziomach, przyczyniając się do sukcesu całej organizacji.